De alguna manera se comunica esta idea a los altos directivos y están de acuerdo. ¿Pero qué sucede en la mayoría de casos?, pues pasa dos cosas:
- Que el área de sistemas desarrolle el sistema a medida.
- Que se compre un sistema existente en el mercado.
En la mayoría de los casos el área de sistemas desea desarrollar el famoso sistema integrado (ERP, Planeación de los recursos empresariales), por diferentes motivos:
- Argumenta que se puede hacer el sistema a medida como nadie más lo puede hacer.
- Es un proyecto importante para hacer currículum.
- Puede conseguir presupuesto y contratar personas adicionales y dirigir.
- Tal vez en ocaciones por ego.
- Para exhibir lo bueno que es el área de sistemas en programación.
- Para practicar una nueva tecnología que le apasiona y deseara ponerla en prueba.
- etc.
Lo cierto es que implementar un sistema ERP en una empresa no es sólo software y computadoras, sino implica:
- Formalización de procesos y organización (Organigramas, manuales de organización y funciones, manuales de procedimientos, manuales de procesos, manules de rutinas técnicas). Esto acompañado varias veces de reingeniería (cambiar la manera de hacer las cosas).
- Preparar requerimientos de sistemas y personas.
- Instalación del software (programa de computador).
- Capacitaciones.
- Pilotos
- Operatividad y soporte constante.
Este es el orden correcto de implementar un sistema, ya sea por el área de sistemas propia de la empresa o la compra de software a terceros.
Hasta ahora lo que hacen las empresas es simplemente instalar un software y a trabajar se ha dicho, ¿Qué sucede en este caso?:
- Se automatiza el desorden, la informalidad, se acelere el proceso de decaimiento de la empresa, etc.
- No se tiene en claro el potencial del sistema (cuantas veces he visto empresas que compraron un sistema y que no utilizan muchas buenas funcionalidades ni saben todos los reportes con los que cuenta).
- No existe una mejora real, que contribuya a tener: órden y seguridad a la gerencia, disciplina en los empleados, agilizar los procesos, disminuir costos, hacer la empresa más flexible, prepararla para que no quede fuera del mercado, contar con mejores reportes, incrementar la productividad (ahorro de horas en actividades que no agregan valor, posibles errores manuales), etc.
- Entre muchas otras cosas.
Planteo el orden correcto de implementar un sistema integrado de gestión empresarial y esto va para los dueños de la empresa, la Gerencia General, el directorio:
- Paso 1: busque un consultor externo a la organización que le apoye en el proceso y sobre quien debe caer la responsabilidad del éxito de la implementación.
- Paso 2: Forme un equipo de trabajo, como Jefe el consultor externo.
- Paso 3: formalice y estandarice sus procesos y organización (organigrama, MOF, MP, Mpro, Mptec). Aproveche en categorizar sus procesos administrativos, cadena de valor, refinar sus centros de costos, centros de utilidades, unidades estratégicas de negocios, analizar los sistemas de costeo, metodologías de presupuestación, es decir hacer los cambios necesarios.
- Paso 4: Asigne la tarea al consultor de buscar las soluciones de software en el mercado (no construya el sistema en casa, pues casi siempre terminan en fracaso, sobretiempos, no opera como se debe, a cambio aproveche la experiencia que existe en el mercado).
- Paso 5: Decida en conjunto con todas las áreas usuarias sobre las alternativas candidatas (obviamente el consultor ha hecho una evaluación de beneficio/costo, matrices de funcionalidades, comparaciones y otros cuadros).
- Paso 6: Analice sus requerimientos de sistemas (nuevas computadoras, office, redes, servidores, etc.).
- Paso 7: Proceda con la instalación del software y las capacitaciones.
- Paso 8: Antes de entrar en producción haga pilotos para asegurarse el futuro éxito (no inicie operaciones si todo no opera de manera correcta).
- Paso 9: Ponga en marcha el sistema y especifique el soporte del propietario de la solución (que además debe tener buenas referencias).
No deje el éxito de su organización en manos de inexpertos o quellos que creen saber cómo es, pero que nunca han hecho este tipo de trabajo (porque en realidad es todo un trabajo de grandes cosas y detalles, pues no sólo es tener la idea, sino temperamento, conducta, compromiso, seriedad, liderazgo, mente abierta por parte del consultor; de lo contrario verá como sus trabajadores se burlarán del consultor y será manejado a sus deseos e inclinaciones por ciertas soluciones).
