La Empresa como Sistema - II

Lo que hicimos en el capítulo anterior fue darle a la empresa un enfoque sistémico, mas la intención no es describir los procesos operativos y administrativos (para eso hay mucha información y software disponible).
La Empresa como sistema, consume recursos del medio y elabora productos o servicios con valor agregado dirigidos a consumidores actualmente bastante exigentes. Todo sistema para poder mantener su equilibrio debe consumir recursos y la Empresa como sistema también debe de consumir recursos estos son: Bienes económicos, Recursos Humanos, Recursos energéticos, y otros.
En este Blog deseo transmitir a Ud. amigo lector la necesidad de Planificar, Organizar, Ejectutar y Controlar estos recursos, con la única finalidad de que su Empresa sea rentable, Le hago unas preguntas sencillas y fáciles de entender: ¿Ha identificado en su Empresa sus Fortalezas y Debilidades?, ¿Si ha identificado sus fortalezas, está realmente sacándolo provecho?, ¿Si ha identificado sus debilidades, está haciendo algo por hacer una mejora, cómo los controla?, ¿Tiene identificado las líneas de Productos que elabora o las lineas de servicios en que está inmerso?, ¿Si ha identificado sus líneas de productos o servicios, sabe exactamente cuán rentable son cada una?, ¿Sabe los costos de cada una?, ¿Sabe los márgenes de Contrbución de cada una?, ¿Ha identificado los costos de sus productos y servicios?, ¿Cómo está asignando sus gastos generales a sus áreas funcionales, procesos, actividades, productos, proveedores, clientes?, ¿Ha realizado un estudio de si debe de dejar de vender cierto producto o servicio y reemplazarlo por otro (s)?, ¿Sus procesos están lo más estandarizados posibles?, ¿Ha pensado en obtener la certificación ISO?, ¿Tiene actividades que aún lo hacen sus trabajadores manualmente y que quisiera saber si se puede automatizar?, ¿Sabe cuál sería el impacto en su Empresa si se automatizarían sus procesos manuales?, ¿Tiene el control de sus costos por centros de costos?, ¿Maneja Presupuestos alineados a los planes estratégicos?, Es más ¿Tiene un Plan Estratégico Empresarial?.............
Así nos podríamos pasar haciendo muchas preguntas más...si Ud. Ha respondido con afirmación las preguntas anteriores pues le felicito, pero además no basta con SABER, sino con tener indicadores que está funcionando; y eso sí créanme es muy importante, el feedback, He hecho consultoría a Empresas que cuentan con modelos operativos muy bien elaborados y con estudios bien hechos, pero al analizar la realidad no se cumple lo escrito, y es que en toda Empresa lo que hace funcionar realmente los Planes, La Estrategia, El Control, El Feedback, son...las personas, y las personas tienen sus propias metas, sus propias necesidades, ¿Tiene en su Empresa un área de Recursos Humanos?, en fin....lo que quiero es ir profundizando un poco en el CÓMO GESTIONAR ESTOS RECURSOS QUE LA EMPRESA COMO SISTEMA CONSUME y que nos pueden llevar a tener ventajas competitivas o a la quiebra total...

La Empresa como Sistema - I

Lo primero que debemos reconocer es que toda empresa es un sistema (conjunto de elementos organizados que interactúan para lograr objetivos en el tiempo) y por lo tanto afecta y se ve afectada por el entorno. Un entorno que se caracteriza por ser globalizado, competitivo y muy dinámico y en donde se acortan cada vez más los ciclos de vida de los proyectos, productos y de la planificación estratégica empresarial.
Viendo a la empresa como sistema encontramos otros sistemas componentes de este gran sistema llamado Empresa, entre estos sistemas podemos mencionar a los sistemas de compras, ventas, almacén, contabilidad, finanzas, recursos humanos, producción y otros más; todos estos sistemas interactúan para apoyar en el logro de los objetivos empresariales plasmados en el PAE (Plan Estratégico Empresarial) para un perído o varios. Los sistemas componentes de otro sistema mayor se les suele denominar subsistemas.
Es importante tener en claro este enfoque sistémico de las empresas, más adelante veremos lo vital que es para las empresas y su supervivencia.
En cada uno de los sistemas se realizan procesos y se ejecutan actividades y tareas, por ejemplo en el subsistema de compras se realizan los procesos de comunicaciones previas con los proveedores, cotizaciones de proveedores, órdenes de compra, recepción e inspección de activos y localización interna (almacenaje en la mayoría de los casos) y otros más que involucre tratamientos especiales. Las empresas realizan estas actividades a lápiz y papel, ayudados de computadores y software o una combinación de ambas.
Si nos damos cuenta lo que fluye en cada proceso es la información (cotización, órden de compra, factura de proveedor.....), este flujo de información sumado a los recursos y medios que hacen posible que fluya esta información se les llama sistema de información, entonces en el caso del sistema de compras hablaremos de sistema de información de compras que puede ser manual o informatizado (ayudados de computadores y software, programas para computador).

Presentación

Juan Martín Cotrina Huamán, Consultor en Procesos, Sistemas y Negocios. Coordinador de Proyectos de Implementación de sistemas integrados de gestión, mejora de procesos y desarrollo de software.